Ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính nhà nước.

Ngày nay, với tốc độ phát triển công nghệ như vũ bão việc khái niệm về công nghệ thông tin không còn xa lạ với mỗi người. Chúng ta ngồi tại nhà chỉ một click chuộc lướt web là có được những thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng từ khắp nơi trên thế giới. Với công nghệ thông tin đã diễn ra như vậy, thì nền hành chính nhà nước hiện đại là một nhu cầu tất yếu của xã hội.

Tuy thời gian qua, tại thành phố Hồ Chí Minh việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nhà nước đặc biệt là công tác cải cách hành chính (CCHC) được quan tâm mạnh mẽ. Thực hiện chỉ đạo của UBND thành phố, UBND quận 12 đã quan tâm tập trung trong các ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý nhà nước một cách thiết thực và bước đầu đã mang lại một số kết quả đáng phấn khởi.

Nhìn lại thực trạng

Còn nhớ vào những năm mới thành lập quận, với những chiếc máy tính để bàn mà công chức được trang bị khi đó với cấu hình bộ nhớ RAM, tốc độ xử lý của CPU từ 450-500MHz cũng như dung lượng ổ đĩa cứng chỉ cở…chiếc điện thoại di động bây giờ. Mặc dù vậy nó cũng thay thế máy đánh chữ gõ lộc cộc và góp phần đáng kể, giúp cán bộ, công chức trong cải tiến công việc, cho ra đời những sản phẩm trí tuệ phục vụ không nhỏ cho việc lãnh đạo chỉ đạo và điều hành của UBND quận.
Dần dần cũng theo đà phát triển chung của công nghệ, mọi người cũng đã tiến hành trang bị máy tính có cấu hình mạnh hơn có khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu tuy nhiên trang bị những máy tính thời điểm này cũng chỉ làm nhiệm vụ kết nối đơn thuần, chia sẻ thông tin qua mạng và cũng chỉ dừng lại ở mức đó hoặc hơn chút cũng chỉ gửi mail mà thôi.
Theo chỉ đạo chung, Uỷ ban nhân dân quận cũng đã chỉ đạo Văn phòng thực hiện ngay việc kết nối mạng máy tính theo một hệ thống thông suốt theo chỉ đạo của thành phố nhằm bước đầu thực hiện Đề án công nghệ thông tin từ chính phủ đến thành phố và quận, huyện. Tuy nhiên, thời gian này cũng chưa có bước đột phá nào đáng kể trong việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả.
Bước đột phá
Do có sự thay đổi về địa điểm phục vụ cho công tác chuẩn bị di dời trụ sở UBND quận, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại quận đã bị chựng lại một vài năm, điều đó ảnh hưởng không nhỏ đến công tác cải cách hành chính của quận.
Từ khi di dời trụ sở UBND quận trong khuôn viên công viên phần mềm Quang Trung về địa điểm mới tại phường Thới An (tháng 6/2008), Thường trực UBND quận đã đặc biệt quan tâm đến vấn đề đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước.
Trăn trở với việc làm thế nào để có thể áp dụng công nghệ một cách thiết thực nhất, hiệu quả nhất. Chủ tịch UBND quận phân công trực tiếp đ/c Phó Chủ tịch thường trực theo dõi xuyên suốt quá trình triển khai công nghệ thông tin của quận đồng thời chỉ đạo Văn phòng và các phòng ban quận có trách nhiệm phối hợp bằng mọi cách để có thể ứng dụng cho bằng được công nghệ thông tin và nó cũng là nhiệm vụ chính trị của từng cán bộ công chức.
Với vai trò là đầu mối tham mưu cho TT.UBND quận trong công tác ứng dụng CNTT, Văn phòng UBND quận đã tích cực cùng các đơn vị quận, huyện bạn tổ chức nhiều đoàn cán bộ của quận đi tham quan học tập kinh nghiệm của quận huyện bạn, những đơn vị đã áp dụng rất thành công công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo và điều hành của quận.

 Đầu năm 2009, quận đã ban hành Chương trình số 27/CTr-VP – chương trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước, theo đó đã có phân công phân nhiệm cụ thể cho từng lãnh đạo các phòng ban ngành của quận trong việc triển khai phần mềm hành chính nhà nước tại quận.

Kết quả bước đầu và mục tiêu trong thời gian tới:
Chương trình số 27 ra đời đã tạo một cú hích cho việc ứng dụng công nghệ thông tin của quận một cách đáng kể. Với mục tiêu là nâng cao năng lực điều hành và chất lượng cung ứng dịch vụ hành chính công cho công dân, tổ chức. Trong những ngày đầu triển khai, Văn phòng đã phối hợp phòng Nội vụ đã tổ chức đào tạo kỹ năng tin học bồi dưỡng các kiến thức về công nghệ thông tin cho 40 lãnh đạo chủ chốt, 50 CB-CC của các phòng, ban và các phường có khả năng tiếp nhận, các ứng dụng chuyên ngành của đơn vị, đáp ứng các nhu cầu cơ bản về triển khai các ứng dụng CNTT. Về thiết bị, quận được Sở Thông tin – Truyền thông trang bị 4 Server vào loại mạnh sẵn sàng cho việc triển khai ứng dụng, thi công 230 node mạng được gắn tại các phòng ban tương đương với số cán bộ công chức sử dụng máy tính nối mạng. Thiết lập hệ thống chống sét cho Server và từng máy tính có nối mạng trong hệ thống mạng của quận, thi công hệ thống mạng WAN được kết nối từ quận đến phường đồng thời trang bị thiết bị tường lửa để ngăn chặn và kiểm soát dữ liệu vào ra từ trong hệ thống mạng nội bộ của quận. Chỉ đạo các phòng ban rà soát thủ tục hành chính tại đơn vị mình có liên quan để trình Thường trực UBND quận ban hành.

 Đồng thời với việc nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, quận cũng đã tập trung cải thiện hiệu quả quản lý, điều hành thông qua việc ứng dụng tốt trang web điều hành và triển khai đồng bộ nhiều phần mềm tiện ích phục vụ tốt công tác quản lý, điều hành, xử lý tác nghiệp, phát hành văn bản, trao đổi trực tuyến của cán bộ, công chức, hướng đến việc xây dựng văn phòng điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ hành chính đã được triển khai cài đặt từ tổ tiếp nhận trả kết quả, thông suốt đến các phòng ban quận như: phòng Tư pháp, phòng Kinh tế, phòng Lao động-TB&XH, phòng quản lý đô thị, phòng tài nguyên-môi trường… tạo cho cán bộ công chức dễ dàng trong việc nhận và trả hồ sơ.

Việc nhận hồ sơ và trả hồ sơ lúc này không còn phải ghi bằng tay vào sổ nữa mà thay vào đó là nhập dữ liệu vào máy tính, cán bộ của các phòng ban chuyên môn đã có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý của mình một cách chặt chẽ và dễ dàng từ máy tính được nối mạng.
Không chỉ dừng lại tại đây, quận cũng đã tiếp tục đầu tư trang bị đồng phục cho tất cả công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, lắp đặt hệ thống máy lạnh, sửa chữa phòng ốc cho thật khang trang tạo không gian thoải mái cho người dân khi đến nộp hồ sơ. Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động, nội quy làm việc của bộ phận TN&TKQ; rà soát, ban hành và niêm yết trình tự, thủ tục giải quyết hồ sơ đối với các lĩnh vực thực hiện "một cửa" tại văn phòng UBND quận. Quy trình tập trung vào thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết và phí-lệ phí đảm bảo nhanh chóng, thuận lợi và đúng các quy định của Nhà nước. Lãnh đạo Văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra nhắc nhở cán bộ, nhân viên bộ phận TN&TKQ có thái độ ân cần, hòa nhã khi phục vụ nhân dân, thực hiện đúng nội quy và quy chế làm việc do Ủy ban nhân dân quận ban hành và phối hợp với các phòng ban chuyên môn kịp thời giải quyết hồ sơ hành chính cho tổ chức, người dân.
 
Hệ thống máy quét mã vạch hồ sơ được lắp đặt ngay tại cổng phòng tiếp nhận trả kết quả, theo đó khi người dân đến nộp hồ sơ được công chức tại tổ tiếp nhận in một biên nhận hồ sơ có mã vạch. Khi đến ngày hẹn lấy hồ sơ, người dân chỉ cần đưa biên nhận vào máy quét mã vạch là có ngay thông tin về tình trạng hồ sơ của mình khi đó chỉ có việc lấy số thứ tự chờ đến lượt mình để nhận. Bên cạnh đó, để giảm phiền hà cho người dân, tại trang web của quận cũng đã có sẵn mục dịch vụ công trực tuyến người dân có thể tra cứu hồ sơ của mình tại đây và còn nữa có thể nhắn tin qua tổng đài, trang web cũng cung cấp đầy đu thông tin liên quan đến các thủ tục hành chính của quận để người dân thuận lợi tham khảo, có hẵn chuyên mục hỏi đáp thủ tục hành chính, chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người dân, những ý kiến thắc mắc đều được các cơ quan chuyên môn quan tâm trả lời.
 
Tất cả những việc này là cả một sự nỗ lực từ lãnh đạo quận, phòng ban cho đến từng cán bộ công chức. Việc ứng dụng công nghệ thông tin tuy chỉ mới tập trung thực hiện trong năm 2009 nhưng đã góp phần thay đổi nhận thức của người dân, của cán bộ công chức trong việc ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước, góp phần không nhỏ trong việc điều hành và chỉ đạo của UBND quận và hơn nữa nó đã góp phần đáng kể trong việc cải cách những thủ tục hành chính cho người dân khi đến liên hệ công việc tại quận theo hướng thuận tiện – dễ dàng hơn.
 
Tại hội nghị tổng kết 10 năm tình hình thực hiện chương trình tổng thể Cải cách hành chính giai đoạn 2001 - 2010 của quận đã rút ra những bài học kinh nghiệm trong đó có việc quan tâm tập trung cho công tác ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý nhà nước và công tác CCHC là vấn đề mang tính đột phá, đồng thời Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận nhiệm kỳ IV (2010 – 2015) cũng xác định rõ 2 mục tiêu đó là: “Tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức quận, phường có bản lĩnh chính trị, năng lực thực tiễn, có phẩm chất và đạo đức cách mạng trong sáng, tác phong làm việc khoa học, hiệu quả, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý hành chính nhà nước; hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với Ủy ban nhân dân 11 phường…”. Điều đó cũng đã thể hiện sự tâm huyết của lãnh đạo quận trong cải cách hành chính và quyết tâm đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước góp phần đáng kể vào phát triển kinh tế xã hội của quận.
Dù kết quả đạt được chưa phải là nhiều nhưng với tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo trong cả hệ thống chính trị, với tất cả tâm huyết không bằng lòng với kết quả đạt được, Nghị quyết của Đại hội Đảng bộ quận lần thứ IV đã một lần nữa khẳng định chỉ có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước mới có thể tiếp cận một cách có hiệu quả nền hành chính điện tử mà quận đã ấp ủ từ lâu.